Gerçekten üretken insanların bir çoğumuzun farkında bile olmadığı bir sırrı vardır:
Daha üretken olmak genellikle daha fazla değil, daha az yaptığınız şeylerle ilgilidir.
Genellikle, verimliliğinizi artırmanın en iyi yolu; üretkenliğinizi olumsuz bir şekilde etkileyen alışkanlıkları tanımak ve ortadan kaldırmaktır. Bunu yaptığınızda, aslında düşündüğünüzden de çok daha üretken olacağınızı göreceksiniz.
Aşağıda genel olarak herkes tarafından bilinen, ve üretkenliği olumsuz etkileyen 4 alışkanlığı görecek ve tanıyacaksınız. Onları ortadan kaldırmak ve doğal olarak verimlilik artışınızı görmek için bir çaba göstermelisiniz…
1| Sürat koşusu yerine maraton koşmaya çalışmak
İnsanların performansının düştüğünü gördüğüm en büyük verimlilik tuzaklarından biri de maraton koşar gibi çalışmalarıdır.
Diyelim ki büyük bir proje için son teslim tarihiniz söz konusu. Ve Salı sabahı onu nakavt edeceğin gün olduğuna karar verdin. Muhtemelen yaklaşık 6 saat çalışacağını hesapladın, ve bu yüzden de saat 6: 00'da işe başlamayı planladın Ve o gün için diğer tüm planlarını da iptal ettin, zira bunun üstesinden gelebilmek için çok fazla zaman gerekeceğini düşünüyorsun.
Buradaki temel sorun, projenizin üstesinden gelebilmek için kendinizi bir maraton koşusuna çıkarmanızdır. Ve verimlilik ve performans dünyasında, maraton koşuları hiçte düşünüldüğü kadar iyi sonuçlar doğurmaz.
Böyle bir durumda şu birkaç şeyin olması muhtemeldir:
Pes etmek: Erken saatlerde çalışmaya başlarsınız, masanıza oturur ve hemen yapmanız gereken bir çok şeye kanalize olmaya çalışırsınız ve bu sizi bunalıma sokar. Birkaç yanlıştan sonra da pes edersiniz.
Ertelemek: Tamamen pes etmek yerine ertelersiniz. Önce biraz e-posta gönderirsiniz, belki bazı cevapsız aramalara geri dönersiniz, biraz haber okursunuz ve daha sonra işinizi yapmaya karar verirsiniz. Ama şimdi “iş programınızın gerisindesinizdir” ve endişe sarar her yerinizi. Yani, endişenizden uzaklaşmak için de işinizi biraz daha ertelersiniz. Birkaç kez tekrarlarsınız bu süreci ve o kadar çok ertelersiniz ki işinizi, gün sonunda düşük kaliteli bir iş çıktısı elde etmiş olursunuz.
Kaybolmak: İnsanların çalışarak yollarını bulmaya çalıştıkları zaman girdikleri son viraj, “tavşan delikleri”nde kaybolmaktır. Çok büyük bir iş yükü üzerinde çalışmaya çalıştıkları için, öncelikli olana ve sırasıyla yapılması gerekenlere odaklanmak öyle göründüğü kadar kolay değildir. Bu, bazı şeylere çok fazla zaman harcarken, diğerlerine daha az zaman harcamayı gerektirir. Sonuç, pes etmek yada düşük kaliteli bir iş çıktısıdır.
Maraton koşusuna çıkmak yerine sürat koşusunu öğrenerek tüm bu olumsuz sonuçlardan kaçınabilirsiniz.
Burada sürat koşusundan kastedilen; belirli bir iş için sınırlı bir zaman dilimi içinde, yüksek enerjili ve odaklı bir çalışma yapmaktır.
Örneğin, altı saatlik bir çalışmanız varsa, bu çalışmayı üç bölüme ayırabilirsiniz. Ardından, her bir parça üzerinde çalışmak için bir dizi 45 dakikalık sürat koşuları planlayabilirsiniz.
Bu şekilde çalışmanın faydaları şunlardır:
Açıklık: Sürat koşusu modunda çalışmak için bir plan yaptığınızda, çalışmanızı ayrıntılı olarak planlamaya ve daha spesifik görev kümeleri oluşturmaya çalışmalısınız. Bu, işini yapmak için oturduğunuzda, başlamak için daha az karmaşıklık ve daha az zihinsel sürtünme kuvvetine mazruz kalacağınız anlamına gelir. Ayrıca, işinizi yapmaya devam etme ve öncelik sırasına göre çalışma olasılığınız daha yüksektir.
Yapılabilirlik: Sürat koşusu modunda çalışmak, verimliliği iki katına çıkarmanın derin bir psikolojik faydasına sahiptir. Yapılabilirlik; zor da olsa, bir işin üstesinden gelinebileceğinin ortaya koyduğu bir algıdır. Yoğun olsa da, sürat koşusu, maratondan çok daha yüksek bir verimlilik faktörüne sahiptir, bu da çalışırken daha yüksek motivasyon, dayanıklılık ve enerji anlamına gelir.
Pozitif Takviye: Sürat koşusu modunda çalışmanın bir diğer küçük faydası da, kendinizi ödüllendirmeniz ve pozitif takviye yapmak için kendinize daha sık fırsatlar yaratmanızdır. Her sürat koşusunu tamamladıktan sonra kendinize güzel bir fincan kahve ısmarlayabilirsiniz, ki bu şekilde motivasyonunuzu ve enerji seviyenizi yüksek tutmanız daha olasıdır. Bu, işinizi altı saat boyunca ertelemeye çalışmanıza kıyasla çok daha kolay olanıdır.
Esneklik: Sürat koşusu modunda çalışmak, esnek olmanın nihai faydasına sahiptir. Bir sürat koşusu başlatığınızda, sıkışıp kaldığınızı veya bunalmış olduğunuzu fark ederseniz, genellikle farklı bir konu üzerinde sürat koşusuna çıkabilir ve bunun üzerinde çalışırsınız. Bu genellikle beyninize zorluğu örtülü bir düzeyde işlemek için zaman kazandırır, böylece de zor olan sürat koşusuna (zorlandığınız konuya) geri döndüğünüzde, bu konu üzerinde daha fazla netliğe sahip olursunuz (Yeni sürat koşusunu tamamladıktan sonra daha fazla güven ve motivasyonuz vardır).
Bir dahaki sefere gerçekleştireceğiniz büyük bir projeniz veya işiniz olduğunda kendinize şunu sorun:
Bu proje üzerinde, tek bir maraton koşmak yerine, birkaç sürat koşusu modunda nasıl çalışabilirim?
Küçük bir planlama ve sürat koşusu modu ile en zorlu projelerinizin üstesinden gelmenin ve işinizi yapmanın çok daha etkili ve keyifli bir yolunun olduğunu göreceksiniz.
“Ustalığa giden zaman, odağımızın yoğunluğuna bağlıdır.” Robert Greene
2| Dikkat dağıtmak yerine dikkat dağıtıcı unsurlarla başa çıkmak
Hemen hemen herkes üretkenliği olumsuz yönde etkileyen dikkat dağıtıcı unsurların neler olduğunu az çok bilir. Facebook bildirimlerinden, e-posta hatırlatıcılarından, iş arkadaşlarından, ayrılmalara ve aralıksız telefon görüşmelerine kadar dikkat dağıtıcı unsurlar modern hayattın bir sonucudur.
Dikkat dağıtıcı unsurlar içinde boğuluyoruz ve verimliliğimizin bedelini de acı acı ödüyoruz.
Fakat hepimizin karşılaştığı bir çok sayıdaki dikkat dağıtıcı unsurdan çok daha büyük bir sorunumuz var, ki dikkat dağıtıcı bu şeylerle başa çıkma stratejimizin temelden kusurlu olmasıdır.
Bir çoğumuz, dikkat dağıtıcı unsurlarımızla daha iyi başa çıkmamız ve bunları yönetmemiz gerektiğini varsayar:
Telefonumuzun garip zamanlarda çalmaması ve konsantrasyonumuzu öldürmemesi için bildirim ayarını öğrenmeliyiz.
Planlanmamış daha az toplantı yapılması konusunu patronumuzla paylaşmalıyız.
Daha disiplinli olmalıyız ve dikkat dağıtıcı şeylere direnmek için irademizi geliştirmeye çalışmalıyız.
Ancak dikkat dağıtıcı şeylerle başa çıkmak da aslıda bir sorundur.
Başa çıkma zihniyetini benimseyerek, çalışma hayatımızda her yerde var olan dikkat dağıtıcı şeyleri örtük olarak kabul ediyor ve onaylıyoruz. Dikkatin dağılmasıyla başarılı bir şekilde başa çıkabilirsiniz, ancak bu yeterli değildir. Zira dikkatinizi dağıtacak şeylerle kuşatılmanıza izin verirseniz asla gerçekten üretken olamazsınız.
Hiç kimse, modern yaşamın her dikkat dağıtıcı unsuruna karşı sürekli olarak direnmek için yeterli iradeye sahip değildir.
Hiç kimsenin, ofis hayatının dikkat dağıtıcı her unsurunu düzeltmek için yeterince uzlaşmacı bir patronu yoktur.
Telefonunuzun bildirim ayarlarıyla uğraşmak, dikkatinizin dağılmasını çok daha az cazip hale getirmez.
Kendimizi dikkat dağıtıcı şeylerden gerçekten kurtarmanın tek yolu, onları kaynağında kesmektir. Tersine dikkat dağıtıcı şeylerle başa çıkmayı bırakın ve onları yok etmek için delicesine çalışın.
Tabii ki, bazı dikkat dağıtıcı şeyler kaçınılmaz ve kontrol edilemezdir, ancak bu, birçoğunu ortadan kaldırmak için önemli adımlar atamayacağımız anlamına da gelmez:
Önemli işlerinizi yaparken telefonunuzun bildirim ayarlarıyla uğraşmak yerine kapatın ve bir çekmeceye koyun gitsin.
İş arkadaşlarınız tarafından dikkatiniz dağılıyorsa, birkaç saat çalışmak için toplantı salonunuzu yeniden keşfedin.
“Bilgi ve eğlence” amaçlı web sitelerinin tüm tarayıcı kısayollarını silin, sosyal medya uygulamalarını telefonunuzdan kaldırın, ofisinizdeki veya evinizdeki TV’den kurtulun.
Verimliliğinizi büyük ölçüde artırmak istiyorsanız, hayatınızdaki dikkat dağıtıcı unsurları büyük ölçüde azaltma konusunda ciddi olun. Bu kadar basit.
“Maksimum seviyede üretmek için, dikkatiniz dağılmadan, tek bir işte, tam konsantrasyon ile uzun süre çalışmanız gerekir.” Cal Newport
3| Kendini motive etmek için korku ve eleştiriyi kullanmak
Birçoğumuz başarılı olmak için zor olanın üstesinden gelmemiz gerektiğine inanarak büyürüz.
Buna “Delici Çavuş Motivasyon Teorisi” denir.
Burada, delici çavuş olmamız gerektiğini varsayıyoruz; yani sürekli emirler yağdırmamız ve tehditler savurmamız gerektiğini ya da başka bir şey yapmamayı, veya büyük olasılıkla nehrin kıyısında bir karavanda yaşamamız gerektiğini.
Ve bu teoremin en kötü sonuçlarından biri de olumsuz bir şekilde (korkuları ile kendilerini eleştirerek) kendi kendine konuşma alışkanlığıdır.
Kendi kendine konuşma, kafamızın içinde kendimizle konuşma şeklidir. Ve olumsuz bir şekilde kendi kendine konuşma da, bu konuşma biçiminin çarpık ve gerçekçi olmayan bir şekilde olumsuz ve sert hale gelmesidir.
Olumsuz bir şekilde kendi kendine konuşma alışkanlığı olan insanlar genellikle kendilerine şöyle şeyler söyler:
Sen çok aptalsın! Neden bu kadar basit şeyleri hatırlayamıyorsun?!
Keşke böyle bir erteleyici zihniyete sahip olmasaydım. Eğer daha disiplinli biri olsaydım, o terfiyi alabileceğimdem emindim.
Bunu asla çözemeyeceğim. Ve sonrasında herkes aslında ne yaptığımı bilmediğimi ve buraya ait olmadığımı anlayacak … Çok sahtekarım.
Bu kötü alışkanlık nedeniyle kendimize böyle korkunç, incitici ve açıkçası irrasyonel şeyler söyleme eğilimine sahibizdir.
Seninle küçük bir sırrımı paylaşmama izin ver:
İnsanlar olumsuz bir şekilde kendi kendileriyle konuşmalarına rağmen başarılı da olabilirler.
Bir terapist olarak yüksek başarılı veya çok başarılı insanlarla çalıştığım yıllar boyunca, bir keresinde bile kendi kendine konuşma terapisi sonucunda rahatladıktan sonra hiç birinin başarı ve verimlilik seviyesinin düştüğüne şahit olmadım.
Tabii ki, ilk başta hepsi bunu denemekten korkmuştu. Kendilerini acımasız bir şekilde kendi kendine konuşma ile motive etmeye çalıştıkları anda “sınırlarını koruyamayacaklarını” düşünüyorlardı.
Ama tahmin et ne oldu…? Bu asla olmadı.
Eğer bir gerçek varsa, o da insanlar kendilerini içsel olarak dövmeyi (korkuları ile eleştirmeyi) bıraktıklarında daha da üretken olduklarıdır. Bunun nedeni açık: Olumsuz bir şekilde kendi kendine konuşma ile kendini “motive etmek” için boşa harcanan tüm enerjiyi, artık yeni ve daha iyi işler yapmaya kanalize edebilmeleridir.
Ayrıca, olumsuz bir şekilde kendi kendine konuşma alışkanlığını kestiğinizde ruh haliniz iyileşmeye başlar. İyileştirilmiş ruh hali ve enerji seviyeleri sadece bizi daha mutlu hissettirmekle kalmaz, aynı zamanda daha fazla üretkenliğe de sevk eder.
Bu yüzden küçük bir deneme yapın: Kendinizi biraz rahatlatın ve neler olduğunu görün. Olumsuz bir şekilde kendi kendine konuşma olmadan da gerçekten bir tembel tenekeye ve adeta bir ölüye dönüşmeye başlarsanız, her zaman bu kötü alışkanlığa dönebilirsiniz. Dikkat edin!
Ama bence tam tersini göreceksiniz: Daha az stres ve daha iyi bir ruh hali ile daha üretken olacaksınız.
“Kendini kabul etmek, kendimle çekişmeli bir ilişki içinde olmayı reddetmenle mümkün.” Nathaniel Branden
4| Kendi yerine başkalarının işini yapmak
Günün sonunda, en iyi verimlilik alışkanlıklarını ve stratejilerini kusursuz bir şekilde uygulayabilirsiniz, ancak sizin için gerçekten önemli olmayan şeyler üzerinde çalışıyorsanız hala üretken olmak için mücadele etmeniz gerekiyor demektir.
Dışarıdan motive edildiğinizde ne kadar motive hissettiğimizin bir sınırı vardır:
İş arkadaşlarınızın önünde kovulmak veya kötü görünme korkusu sizi bir süre motive edebilir.
Terfi almak ve yeni bir unvan vaat edilmesi bir süre için çok çalışmanıza yardımcı olabilir.
Yeni projenizin getirdiği özgün yenilik, verimliliğinizi bir miktar ileri taşıyabilir.
Ama nihayetinde şunu kabul etmek çok önemli…
Sadece içsel motivasyon, bizi uzun vadede gerçekten üretken kılabilir.
Sadece bizim için gerçekten önemli olan şeyler üzerinde çalışırken geçirdiğimiz zaman, uzun vadede tamamen meşgul olabileceğimiz ve gerçek potansiyelimize yakın bir şekilde çalışabileceğimiz zamandır.
Bunun ayrımını bilmemiz önemli…
Bunun anlamı, hiçbir teknik veya stratejinin sizi belirli bir üretkenlik eşiğini aşmanıza yardımcı olamayacağıdır. Hiçbir irade, disiplin veya pozitif onaylama sizi en yüksek performansa ulaştıramaz.
Bir anlamda bu, hiçbir iç değişiklik en yüksek seviyede üretim yapmanıza yardımcı olmaz demektir.
Gerçekten üretken olmak istiyorsanız, gerçekten önemli olan işi yapmak için gerekli olan zor seçimleri yapmanız gerekir.
Genellikle bu büyük ve rahatsız edici bazı kararları alabilmeniz anlamına gelir:
Patronunuzla şirketinizde tamamen farklı bir rol veya pozisyon almanız konusunda yüzleşmeniz gerekebilir.
İşinizi tamamen terk etmeniz, hatta kendiniz için çalışmanız gerekebilir.
Ve zaten kendiniz için çalışıyorsanız, çalışma ortamınızla, yada birlikte çalıştığınız insanlarla ilgili bazı zor kararları almanız gerekebilir.
Bakın, en yüksek verimliliğe erişmek için de çabalamak zorunda değilsiniz. Aslında, birçok insan muhtemelen bunu da yapmamalı. Daha az stres, daha fazla boş zaman, vb. söylemler ile üretkenlik ticareti yaparak söylenebilecek çok şey var.
İşinizde potansiyelinizi ortaya koyarak bir şeyleri başarmaya çalışıyorsanız, başkalarının değil, kendi işinizi yapmalısınız.
Sizin için önemli olan; işi yapma cesaretini bulmanızdır. Ancak o zaman, gerçek potansiyelinizi kullanabilir ve tam kapasitede veya en azından yakın bir seviyede çalışabilirsiniz.
“Kendinize, her şeyi yapmaya çalışmaktan vazgeçip herkese evet demeyi bırakmak için izin verdiğinizde, gerçekten önemli olan şeyler için en yüksek katkıyı yapabilirsiniz.” Greg McKeown, Özcülük
Özetle Bilmeniz Gerekenler
Gerçekten üretken olan insanlar, işini en iyi yapmanın genellikle daha çok değil, daha az yaptığımız şeylerle ilgili olduğunu iyi bilir.
Üretken olmanın ve işini iyi yapmanın 4 yolu:
Maraton modunda değil, sürat koşusu modunda çalışın.
Dikkat dağıtıcı unsurlarla başa çıkmak yerine, onları ortadan kaldırın.
Korku ve eleştiriyi motivasyon aracı olarak kullanmayı bırakın.
Gerçekten önemli olanı ve kendi işinizi yapın.
Destek olmak için bana bir kahve ısmarlayabilirsiniz :) ve E-Posta Bültenimize de üye olabilirsiniz…
Not: Bu blog yazısı 17 Haziran 2020 tarihinde Medium platformunda yayınlandı.