Hepimiz her gün aynı zamana sahibiz, kesin olmak gerekirse 1440 dakika bu süre. Paranızı kaybederseniz, geri kazanmak için çok çalışıp onu geri elde edebilirsiniz. Ama zaman gelip geçtiğinde, gerçekten gitmiş ve bitmiştir. Geri kazanmak mümkün müdür? Bu, onu sahip olduğumuz en değerli varlık kılıyor. Çok fazla insan zamanını boşa harcıyor ve bunu en iyi şekilde kullanamıyor maalesef.
Çoğu insan, katılmaları gerekmeyen toplantıları otomatik olarak kabul ediyor. Kendimiz için faydalı olmayan görevler üzerinde çalışmaya başlıyoruz. Zaman sahip olduğumuz en değerli varlık. Hepimizin zamanımız üzerinde kabul etmek istediğimizden daha fazla kontrole sahip olduğumuza inanıyorum.
Zamanınızı nasıl yöneteceğiniz, üretkenliğiniz üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir. Ancak iyi zaman yönetiminin stres miktarını azaltabileceğine de inanıyorum. Bu makaledeki ipuçlarıyla, zamanınızdan nasıl daha fazla faydalanabileceğinizi göreceksiniz.
En Önemli Görev
İlk sıraya koyduğunuz şeyler için her zaman zamanınız vardır. Yani, önce ilk şeyler önemli olanlar olmalıdır. Hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak hangi görevi yapmanız gerekiyor? Veya işletmenizin büyüklüğünü ikiye katlama potansiyeline sahip bir proje için hangi görevleri yapabilirsiniz? Bu görevi tanımlayın ve bitirmek için neler yapabileceğinizi düşünün. En önemli göreviniz, elde etmek istediğiniz en temel sonuçları yaratacak kritik bir sorumluluk olmalıdır.
Tabağınızdaki tüm görevler kritik derecede önemli değildir, bu yüzden onlara aynıymış gibi davranmayın. En önemli görevinizi belirleyin ve önce onu yapın. Gerçekten tek gereken bu. Ardından, en önemli göreviniz üzerinde çalışmak için zamanınızı planlama disiplinine sahip olmanız gerekiyor. Sabah ilk iş olarak o görev üzerinde çalışın. Bunu yeterince vurgulayamıyorum. Davranış psikologları, sabahları yaklaşık iki saatlik bir süre için elimizden gelenin en iyisini yaptığımızı söylüyorlar.
Bu nedenle, örneğin e-postalarını ve telefon görüşmelerini yanıtlayarak bu zaman aralığında herkesin, en önemli görev üzerinde çalışmayı bıraktığı da söz konusu. Tüm bu e-postaları ve telefon görüşmelerini yanıtlamadan önce tüm bildirimleri kapatın ve en önemli görevinizi bitirin öncelikle. Önceliklerinizi doğru tutun.
Yapılacaklar Listesinden Kurtulun
Birçok insan bir yapılacaklar listesi ile çalışma alışkanlığına sahiptir. Bu, durdurmanız gereken bir şey. The Busy Person's Guide to the Done List'e göre, insanların yapılacaklar listesine koydukları tüm öğelerin %41'i hiç yapılmamaktadır.
“Yapılacaklar listesi, önemli ama acil görevlerin mezarlığı değildir.” Kevin Kruse
Elbette, yapılacaklar listeleri, yapmamız gereken ve henüz yapmadığımız her şeyi takip etmek söz konusu olduğunda çok iyi çalışır. Ama bu kadar. Yapılacaklar listeleri, sizi işleri halletmeye veya daha üretken olmaya zorlamak için gerçekten orada değildir.
Yapılacaklar listelerinin temel kusuru, bir yapılacaklar listesinin sınırsız zamanımız olduğunu varsayması ve dolayısıyla bizi istediğimiz kadar görev eklemeye devam etmeye teşvik etmesidir. Alternatif olarak, gerçekten işleri halletmek istiyorsanız bir takvimle çalışmayı deneyin. Bir gün, bir saat ve bir süre seçin. Ve sonra takviminizden canlı yayınlayın. Görev tamamlama söz konusu olduğunda, bir takvim ile bir yapılacaklar listesi arasındaki fark, takvimin zamanı hesaba katmasıdır. Günün zaman kısıtlamaları içinde çalışmak zorunda kalırsınız. Bunun da ötesinde, takvim, seçim paradoksunu azaltır.
Her Zaman Yapılacak Daha Fazlası Olacak
Bazı insanlar günde sekiz saat çalışmanın yeterli olmadığını düşünüyor. Saatlerini ikiye katlıyorlar ve günde on altı saat çalışmaya başlıyorlar. Ve beş gün çalışmak yerine altı gün yapacaklar. Her zaman yapacak daha çok şey vardır. Bu şekilde düşünenler için harika bir ipucum var:
Gününüzü yorgun olduğunuzda bitirin, işiniz bittiğinde değil. Kendinizi iyi hissetmediğinizde ve sadece bilgisayarınıza baktığınızda ofiste geç saatlere kadar kalmanın bir anlamı yoktur.
Canınız istemiyorsa, gününüzü bitirin. Bu, spor salonuna gitmek veya ailenizle vakit geçirmek için zaman ayıracaktır. İş asla yapılmaz. Her zaman yapılacak daha çok şey vardır. Yapılması gereken daha fazla şey. Ve gerçekte yapılabilecekten çok daha fazlası. Sekiz yerine günde on saat çalışmaya veya fazladan bir gün çalışmaya karar verseniz bile, iş asla yapılmaz.
Toplantıları Son Tatil Toplantıları olarak planlayın ve katılın - muhtemelen bir numaralı üretkenlik katilidirler. Çoğu toplantı, gündem yarım saatten daha kısa bir sürede ele alınabilse bile, varsayılan olarak bir saat için planlanır. Toplantılarla ilgili olan şey, birçok toplantıya hayır diyebilmemizdir. Ya da belki öğleden önce toplantılara hayır demeye başlayın, böylece sabahları üretken olabilirsiniz. Ve bir toplantıya gerçekten evet demeniz gerekiyorsa, en azından uzun toplantılara hayır deyin. Günde birden fazla toplantıya katılmanız gerekiyorsa, en azından toplantılar arasında zaman aralığı olmadığından emin olun. Dizüstü bilgisayarınızı ve diğer şeyleri toplayıp masanıza geri dönmek zorunda kalmak istemezsiniz. Muhtemelen yol boyunca biraz kahve alıyorsun. Ve işe dönmeden önce yarım saat daha gitti. Kesinlikle boşa zaman.
“Çoğu toplantı çok uzun, çok sıkıcı, çok verimsiz ve kurumsal yaşamın terk edilemeyecek kadar bir parçasıdır.” Lois Wyse
The Touch it Once Principle “Bir kez dokun” ilkesinin arkasındaki genel fikir, bir şeye dokunur dokunmaz hemen harekete geçmenizdir.
Gelen bir e-posta ya da tabağınıza gelen başka bir görev olsun. İnsanların yapması gereken görevleri yeniden okuyarak ve yeniden gözden geçirerek çok fazla zaman ve enerji boşa harcanır.
Eldeki görevle ilgilenmek yerine, daha sonraki bir anda onunla ilgilenirler ve başka bir şeye geçerler. Daha sonra, görevle ne yapacaklarını yeniden değerlendirmek zorunda kalacaklar. Bu da yine zaman ve enerjiye mal oluyor. Bir görevi beş dakikada yapabiliyorsanız hemen yapın. İlke bir kez dokunmak büyük bir üretkenlik artırıcıdır ve süreçte size çok zaman kazandıracaktır.
Daan | Medium Writer