Etkinlik planlama ve yönetimi, en stresli işlerden biridir...
Burada stresin kilit faktörlerinden biri işin kapsadığı görevlerin bolluğudur.
Sözleşme imzalanmadan önce başlayan bir iş. İlk adımdan, sonra konseptten, kuluçka evresinden ve asıl etkinlik planına kadar, etkinlik planlamacılarının gözlerini açmaları ve her bir etkinlik planlama görevinin hesap verebilirliği ve büyüklüğü ile boğulmuş sürekli bir iş akışı sağlamalarıdır zor olan ve stresli olan.
İşte size yardımcı olacak ipuçları...
Bir sonraki etkinliğinizi planlarken düzenli kalmanıza yardımcı olacak bu 10 ipucunu inceleyebilirsiniz:
Bir etkinlik planlamaya ve belirlenmiş görevlere başlamadan önce, aklınızda bir vizyon olmalı ve bitirmek için belirlenmiş bir zaman çizelgesi ile yola çıkın.
Bir yön tanımlayın ve sizi hedefinize ulaştıracak bir stratejiye karar verin.
Gitmek istediğiniz yön, planlamanız gereken etkinlik türü, size yardımcı olabilecek kişiler ve görevi başarmak için yapmanız gerekenler konusunda net olmalısınız.
Organize olmanın ilk adımı, bir hedef tanımlamak ve bunu başarmak için bir eylem planına karar vermektir.
Organize kalmanın tek yolu bir dizi talimatı takip etmektir. Odaklanmanız gereken yönü nasıl biliyorsunuz?: Sadece ne yapılması gerektiğini ve hangi zaman diliminde yapılması gerektiğini bilebileceğimiz bir dizi görevi açıkça tanımlayarak. İşte görevlerin kontrol listesi buradan geliyor.
Devam etmenizi sağlamak için hazır bir etkinlik planlama şablon kontrol listesiyle başlayabilirsiniz, ancak etkinliğinize özgü her şeyi eklediğinizden emin olmalısınız.
Bu kağıt üzerinde veya dijital olabilir. Bazı insanlar kağıdı tercih ederken, dijitale geçmenin en önemli yararlarından biri, hızlı ve kolay olmasıdır ve gerçek zamanlı olarak her zaman yedekleyebilirsiniz, böylece siz ve ekibiniz her zaman en güncel bilgilerle çalışabilirsiniz.
Etkinlikler endüstrisi hızla yükseliyor: Konferanslardan zirvelere, dünyadaki etkinliklerin sayısı her geçen yıl artıyor.
Bu, sıklıkla ciddi zaman kısıtlamaları altında çalışmak zorunda olan planlamacılar için daha kısa etkinlik organize etme sürelerine yol açmıştır.
Takipte kalmak için son tarihler koymanız ve bu tarihleri baz alarak çalışmanız önemlidir. Kontrol listenizi oluştururken, son tarihlerinizi belirlemek ve kesinleştirmek için zaman dilimi ayırdığınızdan emin olun.
Amacınız başarılı ve sorunsuz çalışan bir etkinlik üretmektir.
Bu hedefe ulaşmak için, karar vermeniz ve daha küçük kilometre taşlarına (dönüm noktalarına) ulaşmanız gerekir.
Her hafta gerçekleştirmek istediğiniz görevlere karar verin. Haftalık hedefe ulaşmak için her gün yapılması gereken çalışmalara karar verin.
Bu görevleri bölün ve ekip üyelerinize devredin.
Organize kalmak söz konusu olduğunda teknoloji hayat kurtarıcı olabilir.
Doğru işler için doğru araçları kullanın, ancak bunun bir zaman kaybı olmasına izin vermeyin. Bazen iyi bir şeyin çok fazlası da aslında kötü olabilir.
Her biri kendine özgü özelliklere sahip, bazıları birbiriyle örtüşen işlevlere sahip birden fazla teknoloji aracına sahip olmak kafa karıştırıcı ve zaman alıcı olabilir.
Hepsi bir arada etkinlik yazılımı veya Asana veya Slack gibi tek bir ekip yönetimi uygulaması gibi araçlar, düzenli olmanız için gereken yardımcı eller de olabilir.
İyi bir takıma sahip olmak çok önemlidir.
Her ekip üyesinin rolünü tanımlamanız ve görevleri buna göre taksim etmeniz gerekir.
Bu görevleri paylaştırırken, hem sizin hem de ekip üyelerinizin ne yapması gerektiği ve yapması gerekenler açısından aynı noktada olduğundan emin olun.
Bu, hedeflerinizi koordine etmenizi ve gerçekleştirmenizi kolaylaştırır.
Görev devri, hesap verebilirliği azaltmaz. Günün sonunda, ekibinizden birileri karışırsa, size yansıyacaktır. Bir şeyi delege (temsilci, vekil atadıysanız) ettiyseniz, iyi yapılması hala sizin sorumluluğunuzdadır.
Özellikle etkinlik gününe yaklaştığınızda veya yaklaşırken, tüm görevlerin açıkça iletildiğinden ve tamamlandığından emin olmak için birçok etkinlik organizasyonu ekibi günlük check-in işlemlerinden yararlanır.
Her günün başında ve sonunda check-in bile yapabilirsiniz.
Her üye, belirli bir gün içinde gerçekleştirilecek görevler konusunda net olmalıdır.
Çalışmanın tanımlandığı şekilde yapılmasını sağlamak için günün sonunda bu görevleri takip etmelisiniz. Bunun için ekip yönetimi stratejilerini ve araçlarını da kullanabilirsiniz.
“Organize etmek, bir şey yapmadan önce yaptığınız şeydir, böylece yaptığınız zaman, hiç bir şey birbirine karışmaz” A.A. Milne
Görev listenizi ve etrafınızdaki fiziksel alanı sürekli olarak temizlemeniz ve düzenlemeniz gerekir..
Yapabiliyorsanız, bunu bir hafta boyunca uygulayın: Her iş gününün sonunda, günün başında yapmaya karar verdiğiniz görevleri izleyin ve bunları tamamlanmış veya devam ediyor olarak işaretleyin.
Masanızı temizleyin, artık gerekmeyen şeyleri kaldırın, kağıtlarınızı istifleyin ve biraz yer oluşturun.
Bu size ertesi gün çalışmak için yeni bir başlangıç sağlayacaktır.
Şimdi ve tekrar, etkinlik planlamacılarının, geri adım atıp rahatlamaları gerekiyor.
Rutini tamamen kaybetmediğinden ve kendine iyi baktığından emin ol. Bu, stres ve engellerle daha verimli bir şekilde başa çıkmanıza yardımcı olacaktır.
İyi yağlanmış bir makine gibi çalışmak, işleri daha hızlı halletmek için iyi bir seçenek gibi görünebilir, ancak kesinlikle işleri daha iyi yapmak için iyi bir yol değildir.
Kesinlikle gerekli olduğunda daha uzun saatler geçirebilirsiniz. Bunun dışında, fazla çalışma sık sık verim düşüklüğüne ve daha düşük iş kalitesine neden olur.
Her zamanki gibi rahatlamak için zaman ayırın veya yararlı olabilecek bir şey öğrenmek için bir makale veya blog okuyun.
10| Değerlendirin
Hatalarınızdan dersler çıkarmazsanız tüm planlama ve koordinasyon boşuna olur. Her olaydan sonra, yaklaşımınızı değerlendirmek ve ondan bir şeyler öğrenmek önemlidir.
Neyin işe yaradığını ve neyin işe yaramadığını bilin.
Görev delegasyonu (yetkilendirmesi) ne kadar iyi çalıştı? Yöntemleri veya araçları değiştirmeniz gerekiyor mu?
İcra bakımından neyin yanlış gittiğini ve hangi görevlerin ne kadar zaman aldığını anlayın. Yöntemlerini veya gelecek planlarını değiştirin.
Süreçlerinizi güncellemek, düzenli kalmanın en iyi yoludur.
Sizin için uygun sistemi bulmak
Her planlayıcının kendine ait bir sistemi vardır. Bazıları günlük işleri güncellemeyi, bazıları ise toplu işleri yapmaktan hoşlanır. Nihai sonuç, iyi planlanmış, iyi yürütülen bir etkinlik olmalıdır.
Sonuç olarak, bu ipuçlarını not alın, hangi sistemin ve hangi araçların sizin için işe yaradığını öğrenin ve planlarınızın sıraya girmesi için kendi stratejinizi oluşturun.
Hemani, SpeakerHub Skillcamp
Yazar Hemani hakkında:
Hemani aynı zamanda bir içerik pazarlamacısı ve Hubilo Blog web sitesinde de önemli katkılarda bulunuyor. Ayrıca, etkinlik endüstrisinin çeşitli yönleri üzerine inşa edilmiş iç-görülü tartışmalara yol açan becerikli rehberler yaratmaya çalışmaktadır. Etkinlik teknolojisine ve sahadaki birden fazla yeniliğin olayların yaratılma, pazarlanma ve yürütülme şeklini değiştirmeye nasıl yardımcı olacağına büyük ilgi duyuyor.