Yazmak merdiven çıkmak gibidir...
Geçen gün, bir takım çalışanların iş yeri ofisine ait fotokopi makinesini kişisel nedenlerle kullandığını fark eden bir şirket yöneticisi hakkında bir HBR makalesi okudum. Şirket yöneticisi bu konuyu ele almak için bazı notlar tutuyor. Ve notlarını üç seviyede gözden geçiriyor:
İlk olarak, kelimeleri birer birer çıkarıyor.
Ardından, doğru tonu belirliyor.
Son olarak, niyetini netleştiriyor.
Bu gözden geçirme süreci, yazı yazmak kadar düşüncelerimize de uygulayabileceğimiz bir şeydir. Yöneticinin yazısını daha keskin hale getirmek için attığı adımlara bir bakalım…
Tuttuğu notun ilk taslağı şu şekildeydi: “Böyle bir uygulama [ofis fotokopi makinesini kişisel nedenlerle kullanmak] şirket politikasına aykırıdır ve derhal buna bir son verilmelidir…
Buna göre, gelecekte bu hususta kendini kontrol edemeyen herkesin işine son verilecektir.” Sanki bunu bir robot yazmış gibi. Bu yüzden şu şekilde kısaltıyor:
“Bu tür bir uygulama şirket politikasına aykırıdır ve işten çıkarılma ile sonuçlanacaktır.”
Kulağa sanki tonu biraz korkutucu geliyor olabilir, değil mi? Yönetici, bunun kulağa sanki yanlış bir şekilde tehdit gibi geldiğini fark ediyor. Ve fotokopi makinesini kullandıkları için çalışanları gerçekten kovamayacağını da biliyor. Bu yüzden şu şekilde ifade etmenin daha doğru olduğunu düşünüyor:
“Fotokopi makineleri kişisel meseleler için kullanılamaz.”
Aldığı not artık daha açık ve gereksiz kelimelerden arınmış, değil mi? Ancak aşırı basit politik bir ifade gibi geldi kulağına sanırım. Politik davranmayı gerçekten uygulamak istiyor muydu?
İnsanlar yine de fotokopi makinesini kendileri için kullanmaya devam etse ne yapardı? Makineyi denetlemek için birini görevlendirmeyi hiç düşündü mü?
Bu yüzden şöyle düşündü: Notun arkasındaki gerçek niyet ne? Ve bu niyet nasıl açık bir şekilde iletilebilir ve anlaşılabilir?
Yönetici, çalışanların fotokopi makinesini kişisel nedenlerle kullanmasını istemediğini fark etti, çünkü bunun şirket açısından bir maliyeti söz konusu. Yani son olarak notu şöyle revize ediyor:
“Kişisel konularda fotokopi kullanımına ilişkin politikamızı yeniliyoruz. Geçmişte, ilgili maliyetler nedeniyle personeli bu tür amaçlar için kullanmaya teşvik etmedik… Bu nedenle bu fotokopi makinelerini kullandıkça öde esasını getiriyoruz…”
Verilmek istenen mesaj aslında uzadı. Ancak süreç içinde yöneticinin düşüncesinin geliştiğini görüyoruz. Şu şekilde başladı:
“Çalışanlar şirketten gayri ahlaki faydalanıyor. Onlara ayar vermelerini ya da gemiden göndermelerini söyleyeceğim.”
Ancak revizyonlardan sonra, sonunda şu sonuca varıyor:
“Aslında, çalışanlar bir sorunu anlama yeteneğine sahip. Makul bir politika belirleyeceğim ve sürecin nasıl işleyeceğini açıklayan bir not yazacağım.”
Düşüncelerini yazarak ve gözden geçirerek gerçekleştirdiği yaklaşım, yöneticinin bakış açısını günün sonunda değiştirdi. Yalnızca ilk izlenimine bağlı kalsaydı, çalışanlarını küstürecekti muhtemelen. Ve fotokopi makinesini gizlice kişisel ihtiyaçları için de kullanmaya devam edebilirlerdi. Peki size soruyorum, sorunu hangi yaklaşım çözdü?
Yazınızı gözden geçirmek fikirlerinizi netleştirir.
Bu her zaman olur. Bir şey söylemek istiyorsunuzdur ve bunu söylemenin en iyi yolu üzerine düşünürsünüz. Ancak bazen yazının kendisine, dilbilgisine veya kullandığınız kelimelere odaklanmanız değildir asıl önemli olan; ki bu noktada vermek istediğiniz mesajın arkasındaki nedene odaklanmanızdır güzel olan.
Bana göre, bu yazı yazmanın en faydalı yönlerinden biridir.
Yazı yazmanın en güzel yanı, düşüncelerinizi kağıda (veya bir ekrana) koymanıza ve onlara başka bir şekilde bakmanıza izin vermesidir. Fikirlerimiz bazen kafamızda kapana kısıldığı için netlikten ve perspektiften yoksun olabilir. Yazmak, bu düşünceleri alıp nesnel olarak görebileceğimiz bir yere konumlandırır.
Bu süreç aynı zamanda zihnimizi dili daha iyi kullanmak açısından eğitir ve geliştirir. Revizyonlar bize şunu sordurur:
Konu hususunda net miyiz?
Sözlerimiz hedef kitlemizin kafasını karıştırıyor mu?
Nasıl daha ikna edici olabiliriz?
İster resmi bir iş planı, ister teklif ya da sadece günlüğünüzde bir serbest yazı olsun, bir şeyler yazmaya karar verdiğinizde, kendinize düşüncenizi geliştirme fırsatı verirsiniz. Sorun şu ki çoğu insan bu fırsatı kullanmıyor hatta kullanmayı bilmiyor. Sadece akıllarına gelen ilk şeyi yazıyor. Bundan kaçınmak ve yazı yazmada daha iyi olmak istiyorsanız, aşağıda sizlere aktaracağım işlemi bir deneyin derim.
Üç Revizyon Seviyesi
Yönetici ve revize ettiği notunda olduğu gibi, düşüncelerimizi “gözden geçirebiliriz”. Bu, daha iyi kararlar vermemize ve düşüncelerimizi etkili bir şekilde iletmemize yardımcı olur.
Bu çeşitli amaçlar için kullanılabilir; potansiyel bir müşteri için bir sunum oluşturmak, bir blog yazısı yazmak vb. Ana fikrinizi ana hatlarıyla belirtin. Ardından, bu hususta Tim Ferris’ten uyarladığım şu üç şeyi gözden geçirin:
Kendiniz için yazın: Bir şey yazmak istediğinizde kendinize şunu sorun: “Gerçekten ne söylemek istiyorum?” Şimdilik, başkalarının görüşlerini düşünmeyin. Kimseyi memnun etmeye veya etkilemeye de çalışmayın. Sadece hangi hedefe ulaşmaya çalıştığınıza bakın. Birinin oyunculuk yapmasını ister misiniz? Randevu almanız gerekiyor mu? Birinin ürününüzü satın almasını ister misiniz? Sonra bu hedefe ulaşacak şekilde yazın.
Sizi önemseyen insanlar için iletmek istediğiniz mesajı gözden geçirin: Herkes yazdıklarınızı önemsemez. Sıklıkla bizi umursamayan insanlar için yazmaya çabalıyoruz. Neden bu tür insanları etkilemeye çalışıyoruz ki? Bu bir zaman kaybı açıkçası. Çalışmanızı gözden geçirdiğinizde, söylediklerinize gerçekten önem veren insanlar için neyin önemli olduğunu daima hatırınızdan çıkarmayın.
Netlik kazandırın: Asla belirsiz bir şekilde yazmak istemezsiniz. Birisi çalışmanızı okuduğunda ve hemen anlamadığında, yazınız net değildir açıkçası. Kafası karışmış bir okuyucu, kaybedeceğiniz bir okuyucudur. Bu yüzden okuyucularınızdan yada izleyicilerinizden kendileri için net olmayan kısımları vurgulamalarını istemeyi deneyin. Ve sizin için net olmayan ifadeler olup olmadığına bakın. Bir kelime/cümle/kısım hakkında emin değilseniz, tamamen kesin atın yada yeniden yazın.
Yazmak zihniniz (ve kariyeriniz) için iyidir
Yazı yazmayı her zaman düşüncemi ve hayatımı iyileştirmenin bir yolu olarak gördüm. Zihnimi temizlememe ve daha iyi bir bakış açısı kazanmama her zaman yardımcı olan bir aktivite oldu. Bu yüzden mesleğiniz ne olursa olsun daima yazma becerilerinizi geliştirmeniz gerektiğini düşünüyorum.
Sohbetler, e-postalar, sosyal medya gönderileri aracılığıyla her gün yazılı olarak iletişim kuruyoruz bir şekilde. Her zaman düşüncelerimizi paylaşmaya veya başkalarını şu ya da bu şekilde kendi düşünce tarzımıza ikna etmeye çalışıyoruz. Yazmak hayatımızı o derece etkiliyor yani.
Şu şekilde düşünün: Her yazdığınızda, düşüncenizi geliştirme şansınız vardır. Asansör yerine merdivenleri kullanmak gibidir aslında bu. Yine de yukarı çıkıyorsunuzdur, neden merdivenleri kullanmıyorsunuz ki; zira bu sizin için daha iyidir.
Yazarken, kelimelerinizi yeniden düşünmek için fazladan kendinize birkaç dakika ayırın. Bunu her gün yaptığınızda, sürece çok fazla zaman harcamadan otomatik olarak daha iyi bir yazar olursunuz ve daha iyi bir düşünür…
